Versionsansicht
OMN erlaubt neben Arbeiten mit gewöhnlichen Dateien den Umgang mit Varianten und Versionen.
Varianten sind separate Dateien, die miteinander in einer Beziehung stehen und in der Regel unterschiedliche Dateinamen besitzen.
Versionen sind unterschiedliche Zustände einer Datei z.B. eine veränderte Fassung eines Bildes. Jede Version zu einer Datei besitzt den gleichen Dateinamen.
Im Gegensatz zu Varianten (siehe dazu Variantenansicht) kann es daher zu einer Datei in OMN immer nur eine aktive Version zu einem Zeitpunkt geben, welche in allen Standardansichten, z.B. der Tabelle, angezeigt und in OMN verwendet wird.
Inaktive Versionen, also ältere Versionen einer in OMN gespeicherten Datei, werden in einem separaten Datenspeicher in OMN vorgehalten.
Die Versionsansicht (siehe Versionsansicht) stellt vorhandene, aber nicht aktive Dateiversionen einer Datei tabellarisch dar und bietet Funktionen, um Versionen zu managen, d.h. zu löschen, in eine Variante umzuwandeln oder wieder zur aktiven Version zu machen.
Erstellen einer Version
Versionen können in OMN manuell per Funktion, aber auch automatisch, zum Beispiel beim Upload einer bereits in OMN gespeicherten Datei, erstellt werden.
Abbildung 1 Manuelle Erstellung einer Version
Wie viele Versionen einer Datei maximal erstellt werden können, hängt von den Systemeinstellungen von OMN ab, ist aber grundsätzlich konfigurierbar.
Im Gegensatz zur automatischen Versionserstellung lassen sich bei einer manuellen Erstellung einer Version weitere Parameter definieren.
Abbildung 2 Parameter einer Version
Versionsparameter
| Kommentar | Zusätzlicher Kommentartext zu einer Version z.B. Korrekturversion von letzter Woche |
|---|---|
Versions Timeout |
Zeitbegrenzer für die Version |
Versionsschutz |
Schutz der Version aktivieren |
Versionen und Versionsansicht
Ob und wie viele Versionen einer Datei existieren, lässt sich zum einen über das Attribut Anzahl von Versionen und zum anderen über die Versionsansicht feststellen (siehe hierzu auch die Übersicht der Standardattribute).
Abbildung 3 Anzeige Anzahl der vorhandenen Versionen
Die Versionsansicht zeigt in OMN gespeicherte Versionen chronologisch in einer Tabelle mit weiteren Informationen an.
Jede Version besitzt eine Versionsnummer, ein Erstelldatum und eine Versions-Dateigröße. Die Versionsnummer wird bei Erstellung einer Version automatisch hochgezählt (d.h. kleine Versionsnummern deuten auf ältere Dateien hin).
Ferner werden weitere versions-spezifische Informationen wie das Timeoutdate und Schutzzeitraum in der Tabelle angezeigt, die über Funktionen gesetzt werden können.
| Die aktive Dateiversion wird nicht in der Tabelle dargestellt. |
Im gezeigten Screenshot besitzt eine Datei zwei Versionen was bedeutet, dass insgesamt 3 Dateien in OMN gespeichert sind (1 aktive Datei + 2 Versionen).
Abbildung 4 Versionsansicht mit 2 Dateiversionen zu einer aktiven Datei
Die Versionsansicht erlaubt die Ausführung folgender versionsspezifischer Funktionen:
| Version in Variante umwandeln | Wandelt eine Version in eine Variante um. Nach Umwandlung existiert die ehemalige Version als separate aktive Datei |
|---|---|
Version entfernen |
Löscht eine Dateiversion physikalisch, die gelöschte Versionsdatei ist nicht mehr über OMN wiederherstellbar |
Versionsschutzdatum ändern |
Ändert das Schutzdatum von bis für eine Version |
Download |
Erlaubt das Herunterladen einer selektierten Version auf den Desktop |
Version aktivieren |
Erlaubt eine ältere Version als die aktive Version zu aktivieren, d.h einen älteren Versionsstand wiederherzustellen. |
(Version erstellen) |
Erlaubt die manuelle Erstellung einer Dateiversion zu einer selektierten Datei. Die Funktion zur Versionserstellung ist nicht in der Versionsansicht direkt ausführbar, sondern nur auf Darstellungen, die die aktiven Dateiversionen anzeigen, z.B. Tabellenansicht |